1. PREMESSA
In data 21 dicembre 2023 il Consiglio Nazionale dei Dottori Commerciasti e degli Esperti Contabili ha pubblicato una nuova versione delle “Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate”, aggiornando e integrando la precedente versione edita nel mese di gennaio 2021, tenendo conto delle intervenute novità normative.
Esse trovano applicazione a partire dal 1° gennaio 2024 e, dunque, anche in occasione dell’approvazione del bilancio relativo all’esercizio 2023.
Le Norme di comportamento, quali norme di deontologia professionale rivolte a tutti i professionisti iscritti nell’Albo dei Dottori commercialisti e degli Esperti contabili, suggeriscono e raccomandano modelli comportamentali da adottare per svolgere correttamente l’incarico di sindaco.
Le Norme di comportamento riportano i Principi applicabili in via generale ai componenti del collegio sindacale di tutte le s.p.a. e s.r.l. non quotate, nonché al sindaco unico di S.r.l., che non siano stati incaricati dalla società di effettuare anche la revisione legale. Esse sono, inoltre, applicabili ai collegi sindacali di s.a.p.a., nei limiti di compatibilità della relativa disciplina, e delle società cooperative, ferme restando in tal caso le ulteriori attribuzioni che l’ordinamento affida all’organo di controllo. Tali Principi e i relativi Criteri applicativi vanno sia integrati con eventuali disposizioni di settore dettate per gli organi di società che operano in settori vigilati, sia applicati in misura proporzionata alla natura, alla dimensione e alla complessità dell’attività in concreto esercitata dalla società.
Le principali novità della nuova versione delle Norme di comportamento riguardano in particolare: (i) il riferimento alla normativa sull’equo compenso in tema di retribuzione dei sindaci; (ii) un’apposita disciplina dedicata al ruolo del presidente del collegio sindacale; (iii) l’introduzione di una norma specifica sulle verifiche che il collegio sindacale è tenuto a svolgere circa il rispetto della normativa in materia di whistleblowing; (iv) una particolare attenzione ai doveri di vigilanza sugli assetti organizzativi, amministrativi e contabili adottati dalla società anche in funzione della segnalazione dei sindaci per la preventiva emersione dei segnali di crisi della società.
2. LA RETRIBUZIONE DEI SINDACI
La Norma 1.5 prevede che “il sindaco, all’atto della nomina, valuta se la misura del compenso proposto sia idonea e proporzionata a remunerare la professionalità, l’esperienza e l’impegno con i quali deve svolgere l’incarico, tenendo conto del rilievo pubblicistico della funzione svolta, nonché conforme alle norme di legge, quando applicabili, che ne disciplinano la determinazione”.
Ai fini della valutazione dell’adeguatezza del compenso proposto, i Criteri applicativi della Norma in commento fanno ora espresso riferimento, fra i profili da tenere in considerazione, anche “all’applicabilità alla società delle norme di cui alla l. 49/2023”. Infatti, come evidenziato nel Commento alla Norma, con l’approvazione della Legge 21 aprile 2023, n. 49 (Legge sull’Equo Compenso) sono state introdotte nuove norme in merito all’equo compenso delle attività professionali rese in favore di imprese bancarie e assicurative nonché delle loro società controllate, delle loro mandatarie, nonché da imprese che nell’anno precedente al conferimento dell’incarico abbiano occupato alle proprie dipendenze più di cinquanta lavoratori o abbiano presentato ricavi annui superiori a 10 milioni di euro. Rientrano nel campo di applicazione della legge in questione anche le prestazioni rese dai professionisti in favore della pubblica amministrazione e di società disciplinate dal testo unico in materia di società a partecipazione pubblica.
Il Commento alla Norma afferma, dunque, come il professionista debba convenire o preventivare con la controparte un compenso che sia giusto, equo e, in applicazione del disposto dell’art. 1 della Legge sull’Equo Compenso, proporzionato alla prestazione professionale richiesta e conforme a quanto previsto dai pertinenti decreti ministeriali.
3. RUOLO DEL PRESIDENTE DEL COLLEGIO SINDACALE
La Norma 2.2 prevede che “Il presidente del collegio sindacale è nominato dall’assemblea ed esercita le specifiche funzioni per esso previste dalla legge. Il presidente rappresenta il collegio sindacale nei rapporti con l’organo amministrativo ed i soci e svolge funzioni di impulso e di coordinamento delle attività del collegio sindacale”.
I relativi Criteri applicativi dettagliano i compiti propri del presidente del collegio sindacale a cui, come rimarcato nel Commento alla Norma, nella prassi viene pacificamente attribuito un ruolo di impulso, di organizzazione e di coordinamento dei lavori dell’organo collegiale. Esso deve, dunque, adoperarsi per coinvolgere nei lavori tutti i membri del collegio sindacale, facendo sì che la posizione del collegio origini in tutto e per tutto da una decisione collegiale assunta all’unanimità (preferibilmente) o a maggioranza dei componenti. Il presidente, prosegue il Commento alla Norma, è inoltre solito assumere il ruolo di portavoce del collegio nelle riunioni del consiglio di amministrazione, del comitato esecutivo e delle assemblee, ferma restando la libertà dei singoli sindaci di esprimersi autonomamente.
4. VIGILANZA SULL’ISTITUZIONE DI CANALI DI SEGNALAZIONE (WHISTLEBLOWING)
La Norma 3.10 prevede che “Nello svolgimento della funzione di vigilanza, il collegio sindacale, ricorrendo i presupposti previsti dall’ordinamento, verifica che la società abbia istituito l’apposito canale per la segnalazione interna di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea. Il collegio sindacale altresì vigila che il canale di segnalazione interna garantisca la riservatezza del segnalante e che la gestione dello stesso sia affidata a soggetti specificamente formati. Nel caso di mancata istituzione, il collegio segnala per iscritto all’organo amministrativo la necessità di provvedere”.
La Norma specifica le verifiche del collegio sindacale circa il rispetto del Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (il Decreto Whistleblowing), che ha introdotto per la prima volta l’obbligo per le imprese con determinati requisiti quantitativi (più di 50 dipendenti), o qualitativi (specifica attività svolta) di adottare un canale interno per segnalare violazioni di legge, pena la possibilità per il segnalante di inviare la segnalazione all’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC), oltre all’applicazione da parte di ANAC di una sanzione amministrativa da 10.000 a 50.000 Euro.
Nei Principi applicabili si raccomanda che il collegio sindacale verifichi: (i) se la società sia obbligata all’attivazione del canale di segnalazione interno alla luce del Decreto Whistleblowing e quindi se l’abbia attivato; (ii) che il canale attivato garantisca la riservatezza dell’identità del segnalante (non si parla di anonimato in quanto non è un elemento obbligatorio ai sensi del Decreto Whistleblowing); (iii) se il soggetto incaricato per la gestione delle segnalazioni – ufficio interno o soggetto esterno – sia specificamente formato per la gestione delle stesse.
Il collegio sindacale, inoltre, deve scambiare informazioni con l’Organismo di Vigilanza sui canali di segnalazioni interna previsti dal modello organizzativo adottato dalla società (cfr. Norma 5.5), indicazione opportuna ricordando che il canale per le segnalazioni di “condotte illecite ai sensi del D.lgs. 231/2001 e/o di violazioni del modello organizzativo”, pur essendo ormai regolate a livello procedurale dal Decreto Whistleblowing, rimangono un requisito di validità del modello organizzativo ai sensi dell’art. 6, co. 2-bis, D.lgs. 231/2001, e richiedono che la procedura adottata contempli l’OdV nella gestione della segnalazione.
In caso di mancata attivazione o di “anomalie” il collegio sindacale ne deve riferire per iscritto all’organo amministrativo. L’importanza che le Norme pongono su tale controllo, e il livello di dettaglio atteso, si comprende e si giustifica contestualizzando il sistema di segnalazione quale strumento che si pone all’interno del sistema dei controlli, come extrema ratio nel caso in cui una (o più) violazioni di legge (anche potenziali) non vengano affrontate in modo “fisiologico” all’interno dell’impresa.
5. DOVERI DI VIGILANZA SUGLI ASSETTI ORGANIZZATIVI, AMMINISTRATIVI E CONTABILI – ATTIVTA’ DEL COLLEGIO SINDACALE NELLA CRISI D’IMPRESA
La Sezione 11 contiene 12 Norme nelle quali viene completamente rivista l’attività del collegio sindacale, dedicando particolare attenzione al tema dei doveri di vigilanza sugli assetti organizzativi, amministrativi e contabili adottati dalla società e al tema della segnalazione dei sindaci per la preventiva emersione dei segnali di crisi della società, anche alla luce del nuovo disposto dell’art. 25-octies del Decreto Legislativo 12 gennaio 2019, n. 14 (Codice della Crisi).
Le prime cinque Norme sono dedicate alla descrizione dell’attività di vigilanza del collegio sindacale sugli assetti organizzativo, amministrativo e contabile, ponendo un particolare accento sullo scambio di informazioni tra il collegio sindacale e il soggetto incaricato della revisione legale. Tali Norme vanno a completare il quadro degli ampi doveri di vigilanza del collegio sindacale illustrati nella Sezione 3 (si vedano, in particolare, la Norma 3.5 in tema di vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo e la Norma 3.7 in tema di vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo-contabile, che si arricchiscono di nuove previsioni ai fini della tempestiva verifica sulla sussistenza di una situazione di crisi).
Con riferimento all’obbligo di segnalazione in capo al collegio sindacale nei confronti dell’organo amministrativo, il Commento alla Norma 11.3 mette in evidenza che “una proattiva iniziativa dell’organo di controllo finalizzata a sollecitare per tempo l’organo amministrativo ad attivarsi con il deposito dell’istanza per la composizione negoziata o con l’individuazione di differenti soluzioni tra quelle disciplinate nel nostro ordinamento, può contribuire a risolvere le crisi in modo sollecito e senza ulteriore pregiudizio per la società, i soci e i creditori”.
Di particolare interesse è la Norma 11.4 che interviene a colmare un vuoto legislativo del Codice della Crisi nella parte in cui non considera la possibilità che, nonostante la segnalazione del collegio sindacale ex art. 25-octies, l’organo amministrativo non fornisca chiarimenti in ordine alle iniziative per superare lo stato di crisi o di insolvenza quando risulti ragionevolmente perseguibile il risanamento dell’impresa, oppure fornisca risposte inadeguate, rispetto alle richieste esplicitate dal collegio sindacale, o risponda alla segnalazione ritenendola comunque infondata.
Nel Commento a questa Norma si legge che, in simili ipotesi, il collegio sindacale può convocare l’assemblea ai sensi dell’art. 2406, secondo comma, c.c., previa convocazione dell’organo amministrativo. Qualora anche i soci fossero immobili, l’organo di controllo dovrebbe ricorrere allo strumento di cui all’art. 2409 c.c. e, nei casi più gravi, presentare domanda di apertura della liquidazione giudiziale.
Di particolare interesse è la Norma 11.5, che disciplina l’attività del collegio sindacale durante la composizione negoziata, istituto inserito nel Codice della Crisi dal Decreto Legislativo 17 giugno 2022, n. 83 (come recentemente modificato dal Decreto Legge 24 febbraio 2023, n. 13, convertito con modificazioni dalla Legge 21 aprile 2023, n. 41), che consente all’imprenditore commerciale e agricolo, “che si trova in condizioni di squilibrio patrimoniale o economico-finanziario che ne rendono probabile la crisi o l’insolvenza”, di richiedere la nomina di un esperto. In particolare, si tratta di una figura professionale indipendente, alla quale viene affidato il compito di coadiuvare l’imprenditore nel dialogo con i creditori e nella negoziazione di accordi volti a pianificare la ripresa. L’imprenditore continuerà, di fatto, a decidere delle sorti della propria attività, ma avrà al proprio fianco un valido supporto per le scelte più delicate.
La Norma in esame distingue l’attività di vigilanza del collegio sindacale in tre momenti distinti: quello della vigilanza durante la fase preparatoria alla conduzione delle trattative; quello della vigilanza durante la conduzione delle trattative e quello della vigilanza a conclusione delle trattative.
Il comune denominatore dell’attività di vigilanza richiesta al collegio sindacale in questo particolare istituto è lo scambio di informazioni e la collaborazione con l’esperto nominato dal segretario generale della Camera di Commercio competente.
L’attività di vigilanza del collegio sindacale in relazione agli strumenti di regolazione della crisi e dell’insolvenza adottati dall’organo amministrativo è regolata in linea generale dalla Norma 11.6. Particolare attenzione viene dedicata alla verifica che il collegio sindacale deve operare con riferimento all’incarico da parte della società del professionista prescelto per l’attestazione del piano, sia con riferimento ai requisiti di professionalità, che a quelli di indipendenza. Inoltre, il collegio sindacale è tenuto a verificare la conformità formale del contenuto dell’attestazione del professionista incaricato, fermo il divieto di entrare nel merito delle valutazioni e delle verifiche effettuate dal professionista indipendente.
La Norma 11.7 prende in considerazione l’ipotesi, statisticamente più probabile, nella quale l’organo amministrativo, a ciò espressamente deputato ai sensi dell’art. 120-bis del Codice della Crisi, adotti una delibera di accesso a uno strumento di regolazione della crisi con riserva ai sensi dell’art. 44 del Codice della Crisi.
In tal caso, compito del collegio sindacale è innanzitutto quello di vigilare che l’organo amministrativo proceda a depositare i documenti richiesti dalla legge e che provveda a integrarli nei termini assegnati dal Tribunale.
Viene altresì sottolineata l’importanza della collaborazione del collegio sindacale con il commissario giudiziale e con il tribunale, con riferimento al rispetto delle tempistiche degli obblighi informativi periodici relativi alla gestione finanziaria dell’impresa e al deposito della relazione sulla situazione patrimoniale economica e finanziaria della società.
La Norma 11.8 si occupa della vigilanza del collegio sindacale in caso di concordato preventivo con continuità, assegnando all’organo di controllo la verifica, in particolare, della regolarità formale dell’attestazione, “vale a dire che essa contenga un espresso giudizio sulla veridicità dei dati aziendali, sulla fattibilità del piano e sulla funzionalità della prosecuzione dell’attività di impresa rispetto al miglior soddisfacimento dei creditori”.
Sempre in questo ambito, si legge nel Commento, l’attività di vigilanza sull’attestazione deve essere particolarmente pregnante nel caso in cui, successivamente al deposito della domanda, la società deliberi di partecipare a nuove procedure di affidamento di contratti pubblici.
Mentre la Norma 11.9 si occupa dei rapporti tra il collegio sindacale e il consulente incaricato dalla società per la predisposizione del piano e l’attestatore, la Norma 11.10 riguarda la vigilanza del collegio sindacale nel periodo di sospensione degli obblighi di cui agli artt. 2446, co. 1 e 2482-bis, co. 1, 2 e 3 c.c., e la Norma 11.11 analizza il caso in cui la società abbia deciso di concludere un contratto di affitto.
L’attenzione è posta, in particolare, sulla congruità del canone di affitto e sulla inesistenza di clausole contrattuali che possano ostacolare, in caso di futura cessione, il rispetto delle regole di competitività proprie delle vendite concorsuali.
Infine, la Norma 11.12 definisce il ruolo del collegio sindacale durante la liquidazione giudiziale. Pur trattandosi di un caso che in teoria non dovrebbe preoccupare l’organo di controllo i cui poteri sono sospesi, il commento si incentra sul fatto che la dichiarazione di liquidazione giudiziale non estingue la società e neppure comporta automaticamente la cessione o la decadenza dei sindaci, con conseguente possibilità di ripresa dell’attività, ad esempio in caso di residuo attivo, laddove i soci optino per una continuazione dell’attività con quel patrimonio residuo. In questa eventualità, a dir poco rara nella prassi, il collegio sindacale riassume le proprie funzioni e i relativi poteri, salvo i casi di cessione dall’ufficio, ivi inclusa la disciplina della rinuncia all’incarico.
